Короткий ответ
По общему правилу при работе с самозанятым (плательщиком НПД) заказчик НДФЛ не удерживает — самозанятый сам платит налог 4% (с физлиц) или 6% (с юрлиц / ИП) через «Мой налог». Но: (1) если самозанятый утратил статус, (2) если получено больше 2.4 млн ₽ за год, (3) если это бывший работодатель в течение 2 лет — заказчик становится налоговым агентом по ст. 226 НК и обязан удержать НДФЛ 13% + страховые взносы. Чек самозанятого — обязательный документ для расходов; без него ФНС снимет затраты.
Когда возникает ситуация
- Заказчик не уверен, надо ли удерживать НДФЛ при оплате самозанятому.
- Самозанятый прислал чек, но не уверен, достаточно ли для бухгалтерии.
- Сумма годового дохода самозанятого приближается к 2.4 млн ₽.
- Самозанятый не выдал чек после оплаты.
- ФНС задаёт вопросы по расходам, оформленным как платежи самозанятому.
- Контрагент — бывший сотрудник, который перешёл в самозанятые.
Что сделать сначала
- Проверьте статус самозанятого до оплаты — через сервис ФНС «Проверка статуса налогоплательщика НПД» (бесплатно, по ИНН). На дату оплаты статус должен быть активен.
- Получите чек после оплаты. Без чека ФНС вычтет расход. Чек выдаётся через приложение «Мой налог», можно копию по email или мессенджеру.
- Проверьте лимит — самозанятый теряет НПД, как только годовой доход превышает 2.4 млн ₽ (ч. 2 ст. 4 ФЗ-422). Каждая оплата увеличивает кумулятивный счётчик.
- Проверьте «2-летнее правило». Если контрагент был у вас в штате — 2 года с даты увольнения с ним нельзя работать через НПД (п. 8 ч. 2 ст. 6 ФЗ-422).
- При утрате статуса в момент оплаты — оформите оплату как физлицу: удержите НДФЛ 13%, заплатите страховые ~27.1%, перечислите контрагенту 87% от суммы.
Какие документы нужны
Договор с самозанятым (правильно оформленный — см. ниже).
Скриншот / выписка проверки статуса НПД на дату оплаты.
Чек от приложения «Мой налог» после каждой оплаты.
Акт оказанных услуг — рекомендуется для крупных оплат (хотя ФЗ-422 не требует).
Какие ошибки ухудшают положение
Оплата без чека. ФНС снимет расход — у вас нет первичного документа. Самозанятый может сослаться на «техническую ошибку», но это ваш риск.
Игнорирование лимита 2.4 млн. Если самозанятый превысил лимит, и вы продолжаете оплачивать как НПД — налоговая пересчитает по общей системе с пенями.
Работа с бывшим штатным сотрудником как с самозанятым в первые 2 года. Попадёте под штраф + пересчёт налогов.
Отсутствие проверки статуса. Самозанятый мог подать на закрытие НПД, и оплата уже идёт физлицу без статуса = налоговая обязанность заказчика.
Отсутствие договора. Без договора + чек + акт ФНС может оспорить экономическую обоснованность расхода.
Что может сделать Dokli
Подготовить корректный договор с самозанятым с обязательными пунктами по НПД.
Подготовить акт оказанных услуг — дополнительная защита первичных документов.
Зафиксировать версию договора с SHA-256 — доказательство неизменности на дату оплаты.
Направить ссылку на бесплатную проверку статуса НПД (раздел tools).
Чего Dokli не делает
Не считает НДФЛ за заказчика — это работа бухгалтерии.
Не проверяет статус самозанятого автоматически — заказчик делает сам.
Не консультирует по налоговой оптимизации.
Не выдаёт чеки самозанятого (это делает приложение «Мой налог»).
Хотите сразу к делу?
Dokli соберёт документ по этому сценарию с проверкой рисков перед выпуском.
Когда нужен бухгалтер
Сумма расходов на самозанятого за год существенная (от 1 млн ₽).
ФНС начала камеральную или выездную проверку.
Самозанятый превысил лимит, и нужно правильно перевести расчёты.
Сложная схема (несколько самозанятых, постоянные оплаты, разные виды работ).
Связанные документы
Связанные сценарии
Связанные статьи
Частые вопросы
Самозанятый — нужно ли удерживать НДФЛ?
Нет, при наличии действующего статуса НПД. Удерживать нужно, если статус утрачен (превышение 2.4 млн / закрытие самозанятым / истечение срока).
Как часто проверять статус?
Перед каждой оплатой. Это автоматизируется через API ФНС или ручная проверка через nalog.ru.
Что делать если самозанятый не выдал чек?
Письменно потребовать. Без чека расход для бухгалтерии не подтверждён, ФНС его снимет. Если самозанятый отказывается — это сигнал риска.
Можно ли оплачивать самозанятому наличными?
Технически можно, но самозанятый всё равно обязан выдать чек через «Мой налог» при получении оплаты любым способом. Без чека = риск.
Если самозанятый превысил 2.4 млн в декабре — что с предыдущими платежами?
Они остаются в НПД (превышение применяется с момента превышения). Но новые платежи после превышения уже идут по общей системе налогообложения для физлица.
Налоги по статусам — сводка
| Статус контрагента | Что удерживает заказчик-юрлицо/ИП | Документы | |---|---|---| | Самозанятый (НПД) | Ничего | Договор + чек + акт (по желанию) | | ИП на УСН/ПСН | Ничего | Договор + акт + (счёт-фактура если ОСН) | | Физлицо без НПД | НДФЛ 13% + страховые ~27.1% | Договор ГПХ + акт | | Бывший работник как самозанятый (2 года) | НДФЛ 13% + страховые ~30% | Запрещено по НПД, оформлять как ГПХ с физлицом |